Kündigung prüfen, neue Verwaltung beauftragen, übergeben lassen: Den größten Teil der Arbeit übernimmt die neue Verwaltung. Ihre Mietverträge laufen dabei unverändert weiter. Bleibt die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt. Die Antwort steht in Ihrem Verwaltervertrag.

Welche Kündigungsfrist gilt?

Der Verwaltervertrag für ein Mietshaus ist rechtlich ein Geschäftsbesorgungsvertrag (§ 675 BGB). Die meisten Verträge laufen ein Jahr, verlängern sich automatisch und sehen eine Frist von drei bis sechs Monaten zum Laufzeitende vor. Steht keine Frist im Vertrag, können Sie kurzfristig kündigen (§ 621 BGB). Und bei schweren Verstößen, etwa veruntreuten Geldern oder dauerhaft ausbleibenden Abrechnungen, bleibt die fristlose Kündigung aus wichtigem Grund (§ 626 BGB, binnen zwei Wochen ab Kenntnis).

Ein Wechsel zum Jahresende ist beliebt, weil die Betriebskostenabrechnung dann sauber in einer Hand bleibt. Zwingend ist das nicht. Eine geordnete Übergabe funktioniert zu jedem Stichtag.

Der Ablauf in fünf Schritten

Neue Verwaltung zuerst suchen. Kündigen Sie erst, wenn der Nachfolger feststeht, inklusive Begehung und schriftlichem Angebot. So entsteht keine Lücke.

Fristgerecht kündigen. Schriftlich, mit nachweisbarem Zugang. Ihr Datum richtet sich nach dem Vertrag.

Vollmachten und Konten regeln. Die neue Verwaltung erhält die Verwaltervollmacht, Mietkonten werden umgestellt, Kautionskonten übertragen.

Unterlagen übergeben und das Haus begehen. Alte und neue Verwaltung übergeben direkt miteinander; Sie müssen dabei nichts sortieren.

Mieter informieren. Ein Rundschreiben nennt den neuen Ansprechpartner und die neue Bankverbindung, sinnvollerweise rund vier Wochen vor dem Stichtag.

Diese Unterlagen muss die alte Verwaltung herausgeben

Die Herausgabe ist gesetzliche Pflicht (§ 667 BGB), unentgeltlich und umfasst auch digitale Daten. Dazu gehören: alle Mietverträge samt Nachträgen, die Mieterkorrespondenz, Betriebskostenabrechnungen mit Belegen der letzten Jahre, Kautionsübersicht und Kautionskonten, laufende Dienstleister- und Versicherungsverträge, Wartungsprotokolle und sämtliche Schlüssel. Zurückhalten darf die alte Verwaltung davon nichts, auch bei Streit übers Honorar nicht.

Was Ihre Mieter vom Wechsel merken

Einen Brief. Die Mietverträge bestehen unverändert fort, denn die Verwaltung ist nicht Vertragspartei, die Miethöhe bleibt, die Kaution wandert auf ein neues Treuhandkonto. Für Ihre Mieter ändern sich Ansprechpartner und Kontoverbindung. Im besten Fall merken sie den Wechsel daran, dass wieder jemand ans Telefon geht.

Woran Sie merken, dass es Zeit ist

Drei Signale sind eindeutig: Die Betriebskostenabrechnung kommt regelmäßig erst nach der Jahresfrist, dann verlieren Sie Nachforderungen (§ 556 Abs. 3 BGB). Leerstand zieht sich über Monate, ohne dass ein Plan erkennbar ist. Und auf Anrufe folgt Schweigen. Wer sich in einem dieser Sätze wiedererkennt, verliert mit jedem weiteren Jahr Geld. Und Nerven.

van de Loo auf einen Blick

Gefühl für Räume · van de Loo Immobilien & Hausverwaltung · Zinshausverwaltung in Hamburg, Berlin und Dresden · inhabergeführt von Bettina van de Loo · seit über 25 Jahren am Hamburger Markt · 4,9 von 5 Sternen bei Google aus 69 Bewertungen · die Übernahme organisieren wir vollständig, von den Unterlagen bis zum Mieter-Rundschreiben

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein Verwalterwechsel? Ein Verwalterwechsel dauert mit Kündigungsfrist meist drei bis sechs Monate; die eigentliche Übergabe braucht vier bis acht Wochen. Ohne vertragliche Frist geht es deutlich schneller.

Was kostet der Wechsel der Hausverwaltung? Die Kündigung kostet nichts, und die alte Verwaltung muss die Unterlagen unentgeltlich herausgeben (§ 667 BGB). Ob für die Einrichtung beim neuen Verwalter etwas anfällt, steht in dessen Angebot und gehört dort offen ausgewiesen.

Kann ich mitten im Jahr wechseln? Ja. Die laufende Betriebskostenperiode wird mit den übergebenen Belegen weitergeführt; die neue Verwaltung erstellt die Abrechnung dann auf dieser Grundlage. Der Jahreswechsel ist bequemer, aber keine Bedingung.

Muss ich meine Mieter über den Wechsel informieren? Ja, Ihre Mieter brauchen den neuen Ansprechpartner und die neue Zahlstelle. In der Praxis übernimmt das die neue Verwaltung mit einem Rundschreiben, bevor die nächste Miete fällig wird.

Was tun, wenn die alte Verwaltung Unterlagen nicht herausgibt? Fordern Sie die Herausgabe schriftlich mit Frist, gestützt auf § 667 BGB; notfalls hilft ein Anwalt. Fehlendes lässt sich oft rekonstruieren, etwa über Grundbuchamt, Versicherer und Versorger. Wir haben das mehr als einmal gemacht.

Ich habe die Kündigungsfrist verpasst. Und jetzt? Nach einer verpassten Frist läuft der Verwaltervertrag bis zum nächsten Kündigungstermin weiter; fristlos geht es nur aus wichtigem Grund. Nutzen Sie die Zeit für die Auswahl der neuen Verwaltung, dann sitzt der Wechsel zum Stichtag.

Schluss und Kontakt

Sie denken über einen Wechsel nach? Wir sehen uns Ihr Haus und Ihren Vertrag an und sagen Ihnen, welcher Stichtag realistisch ist. Telefon 040 50 09 06 04.

Stand: 3. Oktober 2026. Quellen: §§ 621, 626, 667, 675 BGB; § 556 Abs. 3 BGB; Marktauswertungen deutscher Verwalterportale 2025/2026.